Quy trình nhập khẩu hạt nhựa nguyên sinh về Việt Nam từ A đến Z

Quy trình nhập khẩu hạt nhựa nguyên sinh về Việt Nam

Chuẩn bị hợp đồng và chứng từ thương mại

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu là việc ký kết hợp đồng mua bán quốc tế với nhà cung cấp hạt nhựa nguyên sinh. Hợp đồng cần nêu rõ các điều khoản về giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (theo Incoterms) và trách nhiệm mỗi bên trong trường hợp phát sinh rủi ro.

Cùng với hợp đồng, bộ chứng từ thương mại bắt buộc bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): thể hiện giá trị hàng hóa và thông tin người bán – người mua.
• Danh sách đóng gói (Packing List): mô tả chi tiết quy cách đóng gói, số lượng và khối lượng hàng hóa.
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): chứng từ vận tải xác nhận quyền sở hữu lô hàng và phương thức giao nhận.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ này là điều kiện tiên quyết để tránh phát sinh sai sót khi khai báo hải quan và thông quan sau này.

Chứng từ CO, CQ đảm bảo nguồn gốc và chất lượng

Hai loại chứng từ quan trọng mà doanh nghiệp cần yêu cầu từ nhà cung cấp là CO (Certificate of Origin) và CQ (Certificate of Quality).

CO – Chứng nhận xuất xứ là tài liệu chứng minh lô hàng được sản xuất tại quốc gia cụ thể. Khi được cấp theo đúng form mẫu ưu đãi (ví dụ: CO form E, Form D), doanh nghiệp có thể được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định FTA như EVFTA, RCEP hoặc ASEAN – Trung Quốc. Việc sử dụng CO hợp lệ giúp tiết kiệm 3–5% thuế nhập khẩu, góp phần tối ưu chi phí nguyên liệu.

CQ – Chứng nhận chất lượng xác nhận hạt nhựa nguyên sinh đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất. Tài liệu này thường đi kèm với hồ sơ kiểm tra tính chất cơ học, màu sắc, độ ẩm và thành phần hóa học của hạt nhựa. Việc có CQ rõ ràng giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi tiến hành kiểm định tại Việt Nam và chứng minh với khách hàng về tính minh bạch, an toàn của nguyên liệu đầu vào.

Thủ tục hải quan và khai báo nhập khẩu

Khi hàng hóa cập cảng Việt Nam, doanh nghiệp tiến hành đăng ký tờ khai hải quan thông qua hệ thống VNACCS/VCIS (khai báo điện tử). Mã HS của hạt nhựa nguyên sinh thường nằm trong nhóm 3901 đến 3907, tùy theo loại vật liệu cụ thể như PE, PP, PET hoặc PVC.

Sau khi khai báo, doanh nghiệp nộp bộ chứng từ liên quan bao gồm: hóa đơn, vận đơn, packing list, CO, CQ và tờ khai hải quan. Cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng kiểm tra:

• Luồng xanh: thông quan tự động, không kiểm tra thực tế.
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra hàng hóa.
• Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ giúp tăng khả năng được phân vào luồng xanh hoặc vàng, rút ngắn thời gian thông quan và giảm chi phí lưu bãi.

Kiểm định chất lượng hạt nhựa nhập khẩu

Trong một số trường hợp, đặc biệt là với doanh nghiệp sản xuất bao bì tiếp xúc thực phẩm hoặc sản phẩm xuất khẩu, việc kiểm định chất lượng hạt nhựa sau khi thông quan là bắt buộc. Quy trình kiểm định bao gồm:

• Lấy mẫu hạt nhựa tại cảng hoặc kho chứa, do cơ quan kiểm tra chất lượng hoặc tổ chức được chỉ định thực hiện.
• Tiến hành kiểm tra tại phòng thí nghiệm đạt chuẩn, đánh giá các chỉ tiêu kỹ thuật như độ ẩm, chỉ số chảy, độ trong, chỉ số kéo đứt, phân tích thành phần.

Mục tiêu của kiểm định là đảm bảo lô hàng không chứa chất cấm, không vượt ngưỡng an toàn theo quy định của Việt Nam và quốc tế. Với kết quả đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể đưa nguyên liệu vào sản xuất, đồng thời sử dụng báo cáo kiểm định để chứng minh chất lượng với đối tác và khách hàng đầu ra.

Lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hạt nhựa nguyên sinh

Lựa chọn đúng mã HS

Việc phân loại chính xác mã HS (Harmonized System) cho từng loại hạt nhựa là yêu cầu bắt buộc trong quá trình khai báo hải quan. Mỗi loại nhựa nguyên sinh – như PP, PE, PET, ABS hay PC – có mã HS riêng biệt và đi kèm mức thuế nhập khẩu cụ thể.

Nếu doanh nghiệp sử dụng sai mã HS, có thể phải đối mặt với rủi ro truy thu thuế trong các đợt hậu kiểm, bị xử phạt hành chính hoặc chậm thông quan. Ngoài ra, mã HS còn là cơ sở để áp dụng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do. Việc chọn đúng mã không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi, tiết kiệm chi phí đáng kể.

Theo dõi chính sách thuế và FTA

Chính sách thuế nhập khẩu tại Việt Nam thay đổi theo từng năm và từng mặt hàng. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật biểu thuế hiện hành từ Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan. Ngoài biểu thuế MFN (thuế suất tối huệ quốc), doanh nghiệp nên chú ý đến mức thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại như EVFTA, RCEP, CPTPP hoặc AJCEP.

Để được áp dụng mức thuế ưu đãi, hàng hóa phải đi kèm chứng nhận xuất xứ CO đúng mẫu – ví dụ CO form E với Trung Quốc, CO form D với ASEAN, CO form EUR.1 với EU. Việc chủ động yêu cầu nhà cung cấp xuất đúng form CO không chỉ hỗ trợ giảm thuế mà còn giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản kỹ thuật trong xuất – nhập khẩu nguyên liệu giữa các thị trường.

Quản lý logistics và tỷ giá

Trong nhập khẩu hạt nhựa nguyên sinh, hai yếu tố dễ biến động nhất và có tác động lớn đến tổng chi phí là chi phí vận chuyển và tỷ giá ngoại tệ. Việc giá cước container tăng đột ngột hoặc USD biến động mạnh có thể khiến giá nhập khẩu đội lên, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch nhập khẩu theo chu kỳ, phân bổ đơn hàng hợp lý để tránh nhập vào thời điểm giá vận tải tăng cao. Bên cạnh đó, sử dụng các công cụ tài chính như hợp đồng mua ngoại tệ kỳ hạn hoặc dự trữ ngoại tệ theo kế hoạch thanh toán có thể giúp giảm thiểu rủi ro từ biến động tỷ giá.

Một số doanh nghiệp lớn hiện nay còn xây dựng liên kết với các đơn vị logistics có kho trung chuyển, nhằm tối ưu lộ trình vận chuyển và linh hoạt trong việc nhận hàng khi thị trường có biến động đột ngột.

Doanh nghiệp cần nắm chắc quy trình nhập khẩu

Nhập khẩu hạt nhựa nguyên sinh là một quá trình gồm nhiều bước, từ chuẩn bị hợp đồng, chứng từ CO, CQ đến khai báo hải quan và kiểm định chất lượng. Mỗi giai đoạn đều yêu cầu sự chính xác về pháp lý, kỹ thuật và khả năng phối hợp giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đơn vị logistics và cơ quan quản lý.

Việc tuân thủ đầy đủ quy trình và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, không phát sinh rủi ro pháp lý. Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp duy trì nguồn cung ổn định, đảm bảo tiến độ sản xuất và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.